Waarom elk bedrijf bezoekers moet registreren

Bezoekersregistratie is een essentieel voor bedrijven. Het geeft overzicht op wie, wanneer en hoeveel mensen er op een moment in een pand bevinden. Het beheren en controleren van zowel externe bezoekers als medewerkers is wegens veiligheidsreglementen verplicht volgens de Arbowet.

 In het geval van een ongeval of calamiteit waarbij het pand moet worden ontruimd kunnen hulpdiensten gebruik maken van de registratie. Zij controleren bijvoorbeeld of er nog personen in het pand aanwezig zijn. De veiligheid van bezoekers en medewerkers wordt op deze manier gewaarborgd. Naast veiligheidseisen is een bezoekersregistratie ook nuttig voor bezoekers zelf. De eerste indruk van een bedrijf is gelijk ook de grootste indruk. Wanneer bezoekers zich moeten melden en vanaf het eerste moment contact hebben met een medewerker voelen zij zich meer welkom.

Er zijn verschillende manieren om een bezoekersregistratie te organiseren. Bedrijven zijn zelf dus vrij om hun werkwijze te bepalen. Echter moeten alle regels, wetten en voorschriften in acht genomen worden. Zo is bezoekersregistratie op papieren logboek niet toegestaan vanwege de privacygevoeligheid. Bezoekers kunnen een snelle blik werpen op een logboek en in een oogopslag zien wie er voor hen is geweest. Inzicht op gegevens zoals voor- en achternaam en bedrijfsnaam wordt volgens de AVG-wet gezien als een datalek. Een bezoekersregistratie op papier is niet per definitie verboden. Zo lang bezoekers geen inzage hebben op gegevens van voorgaande bezoekers is een papieren registratie toegestaan. Men kan te werk gaan met losse registratieformulieren.

 Een fysieke bezoekersregistratie op papier is dus wel toegestaan, maar efficiënt is het niet. Administratieve medewerkers zoals receptionisten hebben een tijdrovende taak aan deze vorm van registreren. Tevens is dit ook niet de veiligste vorm van registratie als het gaat om veiligheid van bezoekers in geval van ongeval of calamiteiten

 Een digitale bezoekersregistratie is eenvoudig, efficiënt en overzichtelijk. Er zijn verschillende systemen waar bedrijven gebruik van kunnen maken, zoals bijvoorbeeld digitale aanmeldzuilen en systemen met voor-aanmeldingen.